ITADH Inventar
Datenschutzerklärung
Stand: 13.10.2026
1. Verantwortlicher
ITanDerHavel GbR, Reckahner Dorfstr. 16a, 14797 Kloster Lehnin, vertreten durch Tim Schink und Marie Rohleder, info@itanderhavel.com, Telefon 01577 7915661 (siehe Impressum).
2. Wofür dieser Dienst da ist
„ITADH Inventar“ ist ein IT-Inventar, das Geschäftskunden der ITanDerHavel GbR im Rahmen eines Vertrags nutzen. Die darin erfassten Inhalte (Geräte, Standorte, Mitarbeiter als Empfänger von Geräten, Übergabeprotokolle, Belege) gehören dem jeweiligen Kunden. Für diese Inhalte ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; die ITanDerHavel GbR verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) und ausschließlich nach Weisung des Kunden.
3. Welche Daten wir als Verantwortlicher verarbeiten
- Benutzerkonten: Benutzername, Anzeigename, optional E-Mail-Adresse, Rolle, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Passwort (nur als Hash), Geheimnis für den zweiten Faktor (verschlüsselt). Zweck: Anmeldung und Zugriffsschutz. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Sicherheitsprotokoll: Anmeldungen, Fehlversuche, Sperren, Rollenwechsel, Löschungen mit Zeitpunkt, Benutzer und IP-Adresse. Zweck: Nachvollziehbarkeit und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Zugriffsprotokoll des Webservers: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Pfad, Statuscode, Browser-Kennung; Einladungslinks werden maskiert. Zweck: Betrieb, Fehlersuche, Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- E-Mail-Erinnerungen: Wöchentliche Hinweise auf ablaufende Garantien und Kündigungsfristen an die vom Kunden benannten Verwalter. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
4. Öffentliche Etikett-Seite
Wer ein Geräte-Etikett scannt, sieht ohne Anmeldung nur Inventarnummer, Gerätetyp, Status, den Namen des Eigentümers und einen vom Kunden hinterlegten Hinweis für Finder. Seriennummern, Standorte oder Personen werden dort nicht angezeigt.
5. Cookies und lokale Speicherung
Der Dienst setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie für die Anmeldung, ein Cookie zum Schutz vor Formular-Fälschung (CSRF) und — einmalig nach der Einrichtung eines Kontos, fünf Minuten gültig — ein Cookie zur Anzeige der Notfall-Codes. Die gewählte Darstellung (hell/dunkel) wird im Browser gespeichert. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine Einbindung externer Dienste.
6. Empfänger und Hosting
Der Dienst wird auf Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben; der Rechenzentrumsbetreiber ist Unterauftragsverarbeiter und vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. E-Mail-Erinnerungen werden über einen deutschen E-Mail-Dienstleister versandt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Der jeweils aktuelle Anbieter wird in der Liste der Unterauftragsverarbeiter im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt.
7. Speicherdauer
- Kundendaten: für die Dauer des Vertrags; nach Vertragsende Herausgabe als Gesamtexport und anschließende Löschung einschließlich der Belegdateien; Sicherungskopien werden spätestens nach 14 Tagen überschrieben.
- Benutzerkonten: bis zur Löschung durch den Kunden oder bis zum Vertragsende.
- Sicherheits- und Zugriffsprotokolle: 90 Tage, bei einem Sicherheitsvorfall bis zu dessen Abschluss.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Betrifft Ihre Anfrage Inhalte, die Ihr Arbeitgeber als unser Kunde im Inventar pflegt, wenden Sie sich bitte zunächst an diesen; wir unterstützen den Kunden bei der Beantwortung. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.
9. Sicherheit
Verbindungen sind durchgehend verschlüsselt (TLS). Anmeldungen erfordern Passwort und einen zweiten Faktor. Daten verschiedener Kunden werden logisch strikt getrennt. Sicherungen sind verschlüsselt. Einzelheiten stehen in der Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen“ zum Auftragsverarbeitungsvertrag.